ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT  

L'organisation et le fonctionnement de l'observatoire comporte :

1.  Un forum international d'observateurs court terme (OCT) et d'observateurs long terme (OLT)des élections ; 
2.  Un bureau exécutif du réseau chargé de la coordination et de la supervision des activités 
3.  600 organisations de la société civile (OSC) congolaise membres du conseil national des organisations non gouvernementales de développement (CNONGD) ; 
4.  26   Observatoires Provinciaux de Proximité et ; 
5.  145 Observatoires Territoriaux de Proximité ; 
6.  11 Observatoires Internationaux de la Diaspora congolaise composés d'observatoires : d'Allemagne, d'Angleterre, de Belgique, de France, d'Italie, du Japon, des USA, du Canada, d'Afrique du Sud, de l'Angola et de la Côte d'Ivoire. 

UNE EQUIPE CENTRALE 
L’équipe centrale du réseau est établie à Kinshasa, auprès du conseil national des organisations non gouvernementales de développement du Congo.    Elle rassemble 37 personnes, dont 26 délégués de l'ensemble des provinces du pays et 11 délégués de la diaspora dont l'ensemble constitue une 27ème province. 

LE COORDINATEUR DE LA MISSION 

Est responsable de la supervision des activités quotidiennes de la MOE.

- Il dirige la mission dans son évaluation de la probité et de la conformité du processus électoral avec la législation nationale, ainsi que d’autres principes universels en matière d'élections démocratiques. Il/elle est responsable de :
- L’élaboration de rapports, communiqués et déclarations de la MOE ;
- La supervision de l’ensemble des aspects liés aux activités de la MOE, y compris la préparation des réunions de briefing, l’élaboration d’un plan de déploiement équilibré et représentatif et l’organisation des réunions de débriefing.
- L’établissement de relations avec les médias ;
- L’établissement et du maintien des contacts avec les autorités locales, l’administration électorale, les principaux partis politiques, les candidats, la société civile, d’autres groupes d’observateurs, la communauté et les organisations internationales.
- Dès le début de son déploiement, la MOE publie un communiqué de presse annonçant le début de ses activités. Publiée sous la forme d’une conférence de presse présidée par le coordinateur de la MOE. Cette conférence de presse offre l’occasion d’expliquer le mandat et l’objectif de la MOE, ainsi que la méthodologie qui sera utilisée pour observer et évaluer le processus électoral.

LE COORDINATEUR ADJOINT DE LA MISSION assiste le coordinateur dans ses fonctions opérationnelles et administratives et peut également le représenter, le cas échéant.
Les EXPERTS et ANALYSTES
– L’analyste électoral
– L’analyste juridique
– L’analyste politique
– Le spécialiste des médias
– Le responsable de la logistique
– Le responsable de la sécurité
– Le responsable financier

L’ANALYSTE ELECTORAL évalue si les activités de l’OGE du pays, de la CENI sont en ligne avec les principes universellement reconnus en la matière.               

Il/Elle est chargé(e) d’évaluer l’efficacité de L’OGE, de la CENI, son indépendance, sa transparence et son impartialité.
– Il lui incombe d’observer l’inscription des électeurs sur les listes et l’enregistrement des candidats.
– Il/Elle évalue également les réglementations et procédures électorales, la conception et l’impression des bulletins de vote, l’efficacité des démembrements de l’OGE de niveau autre que national et toutes les autres questions relevant de la compétence de l’OGE.
– L’analyste électoral examine également le dépouillement des bulletins ainsi que les procédures de décompte des voix et analyse la production des résultats finaux afin de vérifier leur conformité avec les dispositions légales et les procédures administratives.
– Il/Elle travaille en étroite collaboration avec l’analyste juridique au moment d’examiner des plaintes et appels liés au processus électoral.

L’ANALYSTE JURIDIQUE collecte les documents légaux et réglementaires en matière électorale.
- Il/Elle évalue si le cadre légal et sa mise en œuvre sont conformes aux principes universellement reconnus.
- Il/Elle évalue si la législation nationale est appliquée dans son ensemble et en toute impartialité.
- Il/Elle suit l’ensemble du contentieux lié aux élections, les plaintes déposées, les cas examinés par les instances judiciaires compétentes et les appels.
- Il/Elle évalue si le système judiciaire est impartial dans le traitement du contentieux lié aux élections.

L’ANALYSTE POLITIQUE sert de principal agent de liaison entre la MOE et les candidats et partis politiques ;
- Il/Elle surveille et évalue la campagne électorale, s’assure de sa conformité avec les principes universels et établit des contacts avec les partis politiques, les groupes représentant la société civile et les organisations non gouvernementales participant au processus électoral ;
- L’analyste politique est chargé de l’observation de problèmes particuliers, tels que la participation des femmes, les questions liées aux minorités et celles liées aux droits civils et politiques ; et
- Il/Elle est également le principal contact avec les observateurs électoraux nationaux et de la diaspora.

LE SPECIALISTE DES MEDIAS ET COMMUNICATION coordonne l’équipe chargée d’évaluer la qualité et le nombre des principaux médias électroniques et imprimés, les modalités de leur publication et leur contenu pendant le processus électoral ;
- Il/Elle évalue si les partis et candidats ont un accès équitable aux médias ;
- Il/Elle surveille si les médias, et en particulier les médias d’Etat ou publics, couvrent de façon équilibrée et neutre le processus électoral ;
- Il/Elle doit évaluer si les médias fournissent suffisamment d’informations justes, équitables et reflétant les divers points de vue afin de permettre aux électeurs de    faire un choix bien informé ;
- Il/Elle devra également suivre les travaux des instances de réglementation des médias en matière électorale ainsi que tout différend lié aux élections et qui concernerait les médias ; et
- Il/Elle est chargé(e) de rédiger un résumé quotidien des actualités ;
- En plus, il/elle est chargé de la visibilité de la MOE, en disséminant les déclarations et communiqués émis par la MOE.

LE COORDINATEUR DES OBSERVATEURS est le principal point de contact entre l’équipe centrale et les observateurs (OLT et OCT) ;
- Il/Elle établit un projet de plan de déploiement équilibré et représentatif des OLT et OCT, en coordination avec le leadership de la MOE, afin d’assurer une couverture correcte de l’ensemble du pays ;
- Il/Elle organise une séance de briefing pour les observateurs ainsi que des réunions ultérieures de débriefing au cours de la mission.
- Il/Elle fournit leurs instructions aux observateurs, s’assure qu’ils assument leurs responsabilités et reçoivent de la part de la mission, le soutien dont ils ont besoin, entretient des contacts réguliers avec eux, reçoit et analyse leurs rapports ;- Il/Elle organise l’envoi et la réception des formulaires d’observation des OCT et des comptes rendus des OLT et s’assure que ces données arrivent à temps et seront disponibles pour être incorporés dans les différents communiqués, déclarations et rapports.

LE RESPONSABLE LOGISTIQUE est chargé de l’ensemble des questions liées aux opérations logistiques d’une MOE ;
- Il/Elle arrive normalement sur le terrain quelques jours avant le reste de l’équipe centrale, dans le cas d’une mission d’observation internationale, afin de trouver et de louer des bureaux pour le siège de la MOE, des équipements, des systèmes de communications et de trouver des possibilités de logements pour le personnel de la MOE ;
- Le (la) responsable logistique est également chargé(e) du recrutement du personnel local ;
- A mesure que le jour des élections approche, il ou elle met en œuvre le plan de déploiement et s’occupe de trouver un interprètes, chauffeurs et logements pour les observateurs
- Le responsable logistique reste sur le terrain quelques jours après le départ de l’équipe centrale pour finaliser la clôture de la MOE

LE RESPONSABLE DE LA SECURITE entretient normalement des contacts réguliers avec les autorités de terrain, et en particulier les institutions en charge de l’ordre public ;
- Il/Elle organise régulièrement des réunions de briefing en matière de sécurité destinées aux membres de la MOE (y compris les OCT et OLT) ;
- Le responsable de la sécurité est chargé de préparer un plan d’évacuation d’urgence et médicale.

LE RESPONSABLE FINANCIER élabore et gère le budget détaillé d’une MOE, en conformité avec les règles et procédures de l'observatoire qui déploie.
- Il/Elle gère les finances et dépenses d’une MOE, y compris les dépenses administratives liées aux bureaux et aux équipements, verse les salaires, les per diem et traite les autres dépenses.
- Il/Elle s’assure que ces dépenses sont conformes au budget et établit également l’ensemble des contrats pour le personnel local et la location des locaux.
- Il/Elle arrive normalement sur le terrain en même temps que le responsable logistique, c’est-à-dire quelques jours avant l’arrivée de l’équipe centrale et reste sur le   terrain après la fin de la mission pour aider à la clôture de la MOE.

LES OBSERVATEURS 

OBSERVATEURS À LONG TERME
• Les OLT sont déployés sur une longue période de temps ;
• Ils/Elles doivent entretenir des relations impartiales avec les autorités administratives et territoriales, l'organe de gestion électorale (l’OGE), les représentants de partis politiques et de candidats, ainsi que les organisations non gouvernementales ou de la société civile ;
• Ils doivent contribuer à l’analyse indépendante de l’environnement pré-électoral et de l’ensemble du pays ;
• Les OLT sont généralement déployés dans l’ensemble du pays en binômes, chaque équipe étant composée de deux observateurs, conformément à un plan de déploiement qui garantit une couverture géographique équilibrée du pays ;
• Les OLT opèrent aux niveaux de la province, du district, des territoires et restent dans la zone qui leur a été attribuée pendant tout le processus électoral, à moins qu’ils ne reçoivent des instructions contraires ;
• Ils sont normalement tenus d’assister à des réunions périodiques de débriefing organisées par l’équipe centrale ; et
• Le nombre d’OLT peut varier en fonction de la taille de la province et d’autres circonstances particulières.
• Chaque équipe d’OLT est chargée de l’observation de la région qui lui a été confiée et d’en faire rapport ;
• Chaque équipe d’OLT partage son temps entre l’observation du processus proprement dit et les préparatifs logistiques liées au déploiement dans leur région des OCT, qui travailleront sous leur supervision.
• Le rôle principal d’un OLT est d’observer et d’évaluer l’efficacité et l’impartialité de l’administration électorale, la mise en œuvre de la législation et de la réglementation en matière électorale, les caractéristiques de la campagne et l’environnement politique.
• En coordination avec le spécialiste des médias de la MOE, les OLT peuvent être chargés d’observer la façon dont les élections sont couvertes dans les médias régionaux ;
• Les OLT sont tenus de soumettre des rapports hebdomadaires au chef de mission par l’intermédiaire du coordinateur des OLT. Ces rapports doivent résumer leurs principales observations concernant le processus électoral de la semaine et indiquer les différentes réunions tenues ;
• Les OLT sont tenus d’organiser des réunions de briefing destinées aux OCT et d’y aborder les aspects du processus électoral spécifiques à leur zone de responsabilité. Ces réunions mettront l’accent sur les principaux aspects du processus électoral dans leur région et sur les questions politiques essentielles ;
• Elles présenteront également les informations d’ordre logistique ou les conseils de sécurité pertinents ;
• Au moment des élections, les OLT doivent coordonner le compte rendu des OCT et s’assurer que l’équipe centrale est tenue informée de l’ensemble des tendances et développements ayant lieu dans leurs régions respectives ;
• Les OLT doivent normalement soumettre un rapport à l’équipe centrale le lendemain du scrutin à la première heure, afin de s’assurer que les observations régionales seront incluses dans la déclaration préliminaire de la MOE.

LES OBSERVATEURS À COURT TERME
• Les OCT arrivent normalement dans le terrain quelques jours avant la tenue des élections, et pour une courte durée, ils travaillent en étroite collaboration avec le réseau local des observateurs de proximité ;
• Ils sont ordinairement déployés en binômes et chargés de l’observation du scrutin et du dépouillement des voix le jour des élections ;
• Leur déploiement s’effectue conformément à un plan qui garantit leur répartition équilibrée sur l’ensemble du territoire du pays le jour du scrutin ;
• En raison de la complexité de la planification du déploiement, il est généralement impossible de prendre en compte les requêtes des OCT désirant être déployés à un endroit en particulier ou se trouver dans la même équipe qu’un partenaire ;
• La MOE organise généralement une réunion de briefing d’une journée, ou tout au plus deux, le lendemain de l’arrivée des OCT ; 
• Le jour suivant, les OCT sont déployés dans les régions qui leur sont assignées et disposent ensuite normalement de quelques journées pour se familiariser avec leur zone de responsabilité avant je jour du scrutin ;
• Le jour des élections, les OCT commencent très tôt par l’observation de l’ouverture des bureaux de vote et se rendent dans un nombre de bureaux au courant de la journée ;
• Généralement ils reviennent dans le bureau de vote de départ pour observer les procédures de clôture du scrutin et de dépouillement des bulletins ;
• Tous les OCT doivent assister à la réunion pré-électorale de briefing. Cette réunion, obligatoire pour tous les observateurs, même les plus expérimentés, traitera des questions et procédures spécifiques au scrutin observé ;
• Entretemps, les OCT procèdent aux accréditations nécessaires et se voient remettre toute la documentation comprenant la législation et la réglementation nationales en matière électorale, des informations générales logistiques et une liste des contacts (surtout pour les urgences).