Choisir un style de présentation

Le style et les modes de présentation utilisés par le formateur peuvent influencer considérablement l'efficacité de la formation des préposés au vote. Le choix du style de présentation approprié, ou encore d'une combinaison de différents styles, doit prendre en considération les facteurs suivants :

  • Les aptitudes que l'on veut développer ;
  • La matière que les participants doivent assimiler ;
  • Les aptitudes préalables des préposés au vote qui doivent être formés ;
  • La familiarité des participants avec un style de présentation donné ;
  • Le nombre de participants dans les groupes.

Il est toujours plus prudent de tester le style de présentation et le contenu des programmes auprès d'un groupe de préposés au vote et d'y apporter les ajustements nécessaires après l'évaluation de cet essai avant de l'appliquer à grande échelle. Ce test ajoute aux coûts mais prévient les échecs et la nécessité d'avoir à recommencer plus tard.

Méthodes de présentation possibles

On peut devoir utiliser des styles de présentation différents pour les préposés principaux, par exemple pour les personnes en charge d'un bureau de vote et pour le personnel subalterne. Il faut développer les aptitudes du personnel subalterne dans un champ limité de tâches, comme émettre du matériel de vote, vérifier l'identité de l'électeur, conserver les urnes en sécurité et aider les électeurs en les renseignant sur la manière de voter. Ces tâches sont axées sur des procédures standardisées qui se prêtent bien aux démonstrations et aux exercices pratiques. Les préposés qui sont chargés de la surveillance et de la gestion des bureaux de vote doivent posséder des aptitudes plus avancées, certaines sur les procédures, d'autres de jugement et de gestion, et les méthodes de présentation peuvent comprendre des discussions de groupes, des résolutions de problèmes et du travail d'analyse.

Méthodes de présentation de base

Les méthodes de base se divisent en deux catégories :

La méthode passive : le formateur donne aux participants les informations pertinentes à leurs tâches, les participants prennent des notes, et le temps le permettant posent des questions ; la méthode active : le formateur utilise des méthodes qui donnent lieu à de l'interaction avec les participants et qui permettent la mise en pratique des aptitudes. Les méthodes typiques passives comprennent les suivantes :

  • Des cours magistraux ;
  • Des démonstrations par des experts ;
  • Des exposés au moyen d'outils pédagogiques audiovisuels ;
  • Des examens sur le contenu de la séance et des devoirs

Les méthodes actives typiques comprennent les suivantes :

  • Des discussions de groupes, soit par tout le groupe ou en petits sous-groupes avec discussions des conclusions en plénière dirigées par le formateur ;
  • Des jeux qui stimulent et qui portent à réfléchir sur les paramètres d'une tâche et sur le comportement ;
  • Des simulations des activités qui se déroulent dans un bureau de vote, par l'entremise de jeux de rôles et de commentaires par le groupe, sous la surveillance du formateur ;
  • Des exercices sur les tâches à accomplir ;
  • Des compétitions sur les connaissances individuelles et de groupe et une démonstration des aptitudes apprises

Déterminer le style de présentation approprié

Il faut étudier certains principes directeurs avant de déterminer le style le plus approprié pour transmettre certaines connaissances et enseigner certaines aptitudes. L'emploi de méthodes passives, surtout le style de présentation par l'entremise de cours magistraux et l'utilisation d'aides pédagogiques (voir Environnement de la formation), n'est pas la manière la plus efficace de développer les compétences spécifiques à certaines tâches. Ces méthodes sont cependant utiles pour présenter et souligner l'infrastructure législative et procédurale, pour démontrer et décrire les aptitudes qui seront enseignées et donner un aperçu des objectifs d'apprentissage.

Les méthodes actives stimulent les aptitudes spécifiques à certaines tâches et l'apprentissage, permettent aux participants de pratiquer les tâches qu'ils auront à accomplir et contribuent à créer un esprit d'équipe au sein du groupe. Ces méthodes, si elles sont bien conçues et contrôlées, permettent une évaluation continue des connaissances et appuient les progrès qui découlent de la formation (voir Formation et Évaluation du recrutement et de la formation).

Simulations et jeux de rôles

La formation des préposés au vote devrait contenir des exercices de simulation et des jeux de rôle dans un environnement qui ressemble à un bureau de vote. Le matériel utilisé devrait être réel et les participants devraient, chacun à leur tour, jouer les rôles des préposés et des électeurs. Ce genre d'exercice, même s'il n'est pas essentiel, est très efficace. Les sujets qui se prêtent bien à la simulation comprennent notamment :

  • L'aménagement du bureau de vote et du matériel, y compris l'apposition des scellés sur les urnes (ou les procédures d'initialisation des machines à voter ou des ordinateurs), la distribution et la vérification du matériel, la signalisation et l'affichage d'information pour les électeurs ;
  • La vérification de l'identité de l'électeur et de son admissibilité ;
  • L'émission du matériel de vote ;
  • L'interaction avec les représentants des partis et des candidats et les observateurs indépendants, et la gestion des plaintes et des situations problématiques ;
  • Le contrôle des foules et le service à l'électeur ;
  • La réconciliation du matériel de vote ;
  • La surveillance de l'emplacement des urnes et des isoloirs ;
  • La cueillette, le tri et l'emballage du matériel à la fermeture du vote, et les préparatifs pour le dépouillement des votes.

Lorsque les préposés sont également formés en vue du dépouillement des votes, on peut ajouter les exercices de simulation suivants :

  • La réception du matériel (si le dépouillement se déroule dans des centres) et la réconciliation des bulletins ;
  • La détermination de la validité des bulletins et de la marque de préférence ;
  • Le tri, le comptage et la totalisation des votes ;
  • L'intervention des représentants des partis et des candidats et des observateurs indépendants ;
  • Les réconciliations finales et l'emballage du matériel.

On peut également utiliser d'autres méthodes participatives stimulantes, par exemple des discussions, des jeux et des concours, en petits groupes ou en plus grands groupes, pour renforcer ce que les participants ont appris lors des exercices de simulation.

Les aptitudes requises pour les méthodes participatives

Les méthodes actives ont cependant un inconvénient en ce qu'elles exigent du formateur un plus haut niveau d'aptitudes en formation et de confiance en soi. Il est beaucoup plus facile de se tenir debout et de faire une lecture à un groupe et de faire des démonstrations personnelles ou avec des aides audiovisuelles que de diriger efficacement des discussions, des exercices et des simulations. Pour cette raison, dans un système de formation à la chaîne (voir Méthodologie de formation), les formateurs aux échelons inférieurs de la chaîne devraient être choisis avec attention et avoir l'occasion de s'entraîner pendant les séances de formation à leur intention, s'ils doivent utiliser des méthodes actives lorsqu'ils forment des préposés à leur tour.

Durée des séances

La durée des séances de formation varie. La durée optimale sera déterminée par les facteurs suivants :

  • La complexité du sujet qui doit être enseigné ;
  • Les aptitudes de base et l'expérience antérieure des participants :
  • La capacité des participants à retenir les informations.

Toutefois, des séances de plus de cinq à six heures par jour exigent beaucoup d'énergie et d'attention de la part des formateurs et des participants, ce qui peut réduire l'efficacité de la séance.

Il faudra peut-être plus d'une journée pour former les préposés principaux au vote sur la gestion et les procédures. Il faudra une demi-journée pour former les autres préposés au vote qui ont une certaine expérience et une journée complète pour former ceux qui ont peu d'expérience.

Il serait surprenant que la formation de formateur puisse se faire efficacement en moins de deux jours Ces deux jours sont en plus du temps requis pour la formation sur les procédures et les techniques de vote.

Les coûts peuvent être dissuasifs. Il faut toutefois se rappeler que les coûts associés à des problèmes de procédures à quelques bureaux de vote ou à des irrégularités de gestion peuvent être plus élevés que toute économie faite lors de la formation.

Organisation des séances de formation

L'organisation et l'efficacité des séances de formation seront considérablement meilleures si les séances sont divisées en deux modules spécifiques bien planifiés. Les séances livrées en style libre peuvent mener à l'oubli de matière importante et à l'absence d'activités de groupes nécessaires pour atteindre les objectifs de la séance.

Des pauses raisonnables contribueront à maintenir l'attention des participants. Il ne s'agit pas simplement de placer les pauses-café ou les repas à l'horaire ; le formateur doit surveiller de près la réceptivité du groupe et permettre des pauses de relaxation (possiblement avec des exercices physiques ou mentaux) pendant ou entre les modules, surtout si les participants doivent demeurer assis pour une longue période.

Lors de la préparation des séances de formation et la détermination de la durée des séances qui se tiennent le soir, il faut prendre en considération les besoins, l'énergie et la réceptivité des participants qui ont travaillé pendant la journée. Lorsque les séances durent toute une journée, il faut prévoir des activités pour les périodes qui suivent les repas et celles d'assoupissement en fin d'après-midi.

Organisation de la matière du module

Il est plus facile de contrôler des cours de formation s'ils sont séparés en modules qui contiennent chacun une matière que les participants doivent apprendre. Les modules permettent aux formateurs de contrôler l'utilisation du temps et d'établir des objectifs d'apprentissage contre lesquels les formateurs peuvent être évalués. Il faut un plan de cours pour chaque module. Ces plans de cours devraient comprendre un guide détaillé pour aider le formateur dans la présentation de chaque module. Ce guide devrait comprendre les éléments suivants :

  • Le contenu de l'information ;
  • Les méthodes de présentation ;
  • Les aides pédagogiques ;
  • Le temps réservé à chaque partie ;
  • Les activités de revue des informations.

La durée de chaque module et le nombre de modules dépendent des facteurs suivants :

  • L'importance de la matière (pour des renseignements détaillés sur le contenu d'une séance de formation, voir Contenu des séances de formation) ;
  • Le ou les styles de présentation utilisés (p. ex. Les exercices de simulation prennent plus de temps qu'une lecture et une revue) ;
  • La capacité d'attention et la réceptivité des participants.

La capacité d'attention peut varier selon le contexte : par exemple, il peut être plus difficile de se concentrer lorsque l'élection suit un conflit qui a traumatisé la population.

Règle générale, les modules de plus de 60 minutes grugent l'énergie et le pouvoir de concentration et de réceptivité des participants. Il faut prévoir des méthodes différentes de présentation pour chaque module. Le pouvoir de concentration dure normalement au plus 20 minutes et perd de son efficacité si la période est plus longue. Cette période est encore plus courte s'il s'agit d'une activité passive, comme visionnement d'un film vidéo. Pour retenir une attention soutenue tout au long de longs modules, il faut faire varier le style de présentation ou prévoir une activité à toutes les 20 minutes. Il peut s'agir tout simplement de passer d'une discussion de groupe à la présentation des conclusions de la discussion, d'une démonstration à une période de questions sur l'activité démontrée, ou encore d'une lecture à une simulation.

Il faut prévoir que les participants peuvent poser des questions pendant chaque module. À la fin de chaque module, le formateur doit pouvoir évaluer les aptitudes de chaque participant sur la matière pertinente. On peut faire cette évaluation par l'entremise d'un devoir, d'une participation à une démonstration, simulation ou discussion de groupe.

Considérations spéciales pour la formation des préposés au dépouillement

Lorsque les préposés au vote sont également préposés au dépouillement, ils commencent les procédures de dépouillement après une journée de travail de 10 à 15 heures. Ils sont donc fatigués et plus aptes à commettre des erreurs de jugement. La formation de ces préposés sera beaucoup plus efficace si elle vise à leur inculquer, par l'entremise de simulations intenses, les connaissances qui leur permettront de répondre spontanément aux questions sur le tri des bulletins de vote, le dépouillement et la façon de régler des contestations sur la validité des bulletins.

Méthodologie de la formation

Questions de base.

Au moment de l'élaboration de l'ensemble de la stratégie et des plans détaillés des séances de formation à partir des objectifs définis (voir Organisation de la formation), il est essentiel de choisir la structure et la méthodologie qui seront les plus efficaces dans l'environnement de formation, en tenant compte des facteurs suivants :

  • L'environnement culturel ;
  • Les ressources de formation disponibles ;
  • Les délais prescrits ;
  • Les coûts par rapport aux fonds disponibles ;
  • Les coûts par rapport au rendement.

Orientation de la formation

La formation des préposés au vote doit viser à leur faire atteindre un certain niveau de compétence, à les former pour qu'ils puissent, sous pression, accomplir correctement et avec intégrité une variété d'activités. Il ne suffit pas qu'ils connaissent ce qu'ils ont à faire. Le choix d'une méthode appropriée découle de ce principe de base.

Il est reconnu que l'apprentissage en salle de classe est supérieur à un apprentissage par l'entremise d'études dans des livres. Les programmes de formation pour les préposés au vote devraient être conçus pour fournir de la formation en salle de classe à tous les préposés. Dans les régions éloignées, où on ne peut se permettre de former les participants, il faut, tout au moins, fournir aux préposés au vote du matériel de référence normalisé et insister pour que les préposés qui se forment par eux-mêmes prouvent qu'ils ont acquis les connaissances nécessaires par l'entremise de cahiers de travail ou d'exercices qui leur sont fournis en même temps que le matériel de référence.

Il faut également reconnaître la valeur des activités de formation non officielles, comme par exemple des bulletins d'information ou des activités quasi sociales.

Points spécifiques qu'il faut prendre en considération :

Au moment où il faut déterminer la structure et adopter une méthodologie pour le programme de formation, il faut répondre à un certain nombre de questions interdépendantes :

Évaluation

La formation des préposés au vote pour une élection générale représente une tâche gigantesque. Des exercices de simulation au cours des séances de formation peuvent améliorer l'apprentissage. Toutefois, sans la réalité de la pression exercée sur les préposés lors de l'élection, il est impossible d'évaluer pleinement le degré de succès de la méthode de formation choisie. Dans la mesure du possible, on devrait tenter de tester la méthode choisie dans un environnement réel, comme par exemple lors d'élections partielles ou locales.

Structure de la formation

La structure de la formation doit tenir compte de l'évaluation des ressources nécessaires et des ressources disponibles. La situation ne peut pas être toujours idéale par rapport aux points suivants, et il faut en arriver à des compromis :

  • Le temps consacré à la formation formelle ;
  • Le nombre de formateurs requis ;
  • La possibilité d'embaucher des formateurs professionnels ;
  • La taille des groupes de formation.

Il faut d'abord décider s'il est possible de tenir des cours de formation pour tout le personnel chargé des opérations de vote. Il existe trois modèles de base pour la formation en salle de classe :

  • La formation à la chaîne (à effet de vague ou pyramidale) ;
  • Les équipes itinérantes ;
  • La formation simultanée.

Chaque modèle a ses bons côtés, ce qui est avantageux dans un environnement donné. Certains éléments d'uns et d'autres peuvent être combinés pour en arriver à la structure la plus efficace dans un environnement donné. Il vaut la peine d'examiner certains des facteurs positifs et négatifs.

Modèle à la chaîne

Le modèle à la chaîne, à effet de vague ou pyramidal, est utilisé pour former des petits groupes de personnes sur les aptitudes fonctionnelles requises pour les opérations de vote et les techniques de formation. Ces personnes transmettent ensuite ce qu'ils ont appris à d'autres petits groupes, et ainsi de suite, jusqu'à ce que les aptitudes aient été transmises jusqu'au dernier niveau de personnel. Dans un environnement d'élection, ce modèle peut progresser de la façon suivante :

  • Les spécialistes et les formateurs professionnels de l'organisme électoral central forment le personnel de l'organisme électoral central ;
  • Le personnel de l'organisme électoral central forme les administrateurs régionaux ou locaux ;
  • Les administrateurs régionaux ou locaux forment les responsables des bureaux de vote ;
  • Les responsables des bureaux de vote forment les autres préposés au vote.

Le modèle à la chaîne permet d'adopter le nombre de niveaux nécessaires en fonction du temps disponible, de la géographie, de la logistique et du nombre de personnes qui doivent être formées. Le tableau suivant démontre certains avantages et désavantages importants de ce modèle.

MODÈLE DE FORMATION À LA CHAÎNE AVANTAGES- DÉSAVANTAGES

- Il est souple

- Il permet de transmettre des aptitudes à plusieurs personnes

- Il nécessite un grand nombre de formateurs non professionnels chez qui l'on peut développer les aptitudes en formation en peu de temps. Ces formateurs doivent avoir confiance en leurs propres aptitudes

- Il est facile à supporter puisqu'il n'exige que peu de formateurs professionnels

- Exige l'élaboration d'un manuel des formateurs, des plans de leçons et de ressources pour les présentations

- La formation de petits groupes permet une participation active à des exercices qui développent les aptitudes

- Les formateurs non professionnels ne savent peut-être pas comment profiter des activités de groupes

- Il exige peu de logistique, puisqu'une grande partie de la formation se fait localement

- Il peut être difficile de réviser le contenu et le style de présentation des séances de formation par rapport aux résultats de l'évaluation

- Il nécessite peu de ressources à l'organisation centrale ; le fardeau est plutôt réparti à plusieurs endroits

- Il faut exercer une surveillance à partir du bureau central pour s'assurer que les séances sont bien organisées et qu'elles se déroulent tel que prévu

- Il peut être efficace par rapport aux coûts car il permet l'utilisation du personnel déjà sur place dans des fonctions de formation

- Le personnel engagé à d'autres fins ne possède peut-être pas des aptitudes de formateur

- Permet la formation de plusieurs personnes en peu de temps. Il faut cependant accorder du temps entre la formation des formateurs et leurs présentations afin qu'ils puissent absorber la matière

- Le peu de temps à la disposition des formateurs peuvent empêcher la formation par petits groupes

- Il est décentralisé et donne des pouvoirs au niveau local

- Le contrôle de la qualité et de l'uniformité est affaibli. L'administration électorale ne pourra peut-être pas surveiller l'exactitude des messages transmis de manière efficace à chacun des maillons de la chaîne

- Les aptitudes seront renforcées par la présentation de séances de formation

- La session de formation doit durer plus longtemps pour couvrir les opérations de vote et les aptitudes de formation pour un bon nombre de personnes qui, à leur tour, forment les autres ; 

Dans la mesure où on peut se fier que les formateurs au bas de la pyramide réussiront et que des mécanismes de contrôle de la qualité sont en place, ce modèle par lui-même ou combiné avec certaines composantes des équipes de formation itinérantes (voir plus bas) fournit une structure de formation très efficace.

Modèle de formation par des équipes itinérantes

Ce modèle prévoit des équipes de deux formateurs ou plus qui visitent différents endroits. Cette formation peut se faire de différentes façons. Par exemple, les formateurs peuvent former tous les préposés d'un même endroit ou former le personnel principal qui, à son tour, formera ses préposés.

Le tableau ci-après indique les avantages et désavantages importants d'un tel modèle :

MODÈLE DE FORMATION PAR DES ÉQUIPES ITINÉRANTES AVANTAGES- DÉSAVANTAGES

- Utilise des formateurs professionnels pour toute la formation ou au moins pour former le personnel principal au niveau local

- Les formateurs professionnels doivent être disponibles plus longtemps

- Les formateurs professionnels sont plus en mesure de stimuler l'apprentissage par des activités

- Ne créé aucune capacité en formation et n'est peut-être pas la voie qu'il faut adopter

- L'utilisation de petites équipes de professionnels fournit des mécanismes de contrôle de qualité et d'efficacité internes

- Les formateurs ont les compétences nécessaires pour livrer une formation active

- Selon le nombre d'équipes disponibles, il se peut qu'il soit impossible pour l'équipe itinérante de former tout le personnel par petits groupes participatifs dans les délais impartis

- Les coûts de la logistique sont peu élevés surtout ceux associés aux déplacements des participants

- Les problèmes de logistique amenés par une mauvaise température sont inévitables et peuvent paralyser tout le programme de formation

- Exige peu de ressources organisationnelles centrales : la plus grande partie du fardeau peut être dévolu au niveau local

- L'autorité centrale doit instaurer des circuits de formation

- Permet une évaluation constante qui peut être utilisée pour améliorer le contenu et la présentation des séances

- Le temps requis pour la formation peut dépasser le temps disponible

- Réduit la dépendance sur un manuel des formateurs hautement structuré : l'utilisation de formateurs professionnels permet une flexibilité dans les présentations selon les conditions locales

- Ne laisse pas de manuel des formateurs parmi le personnel pour références futures

- Les séances ne durent que le temps qu'il faut pour toucher aux questions sur les opérations techniques de vote

- Les aptitudes des formateurs ne se transmettent pas au personnel des opérations de vote aux niveaux régionaux et locaux

- Diminue les coûts en minimisant les déplacements et en raccourcissant les séances de formation

- Les coûts professionnels et d'hébergement pour les formateurs sont répartis sur une plus longue période

Le problème principal causé par ce modèle dans sa forme la plus pure est la durée de temps qu'il faut pour que les équipes de formation itinérantes forment les préposés au vote. Il se peut que les échéanciers ne le permettent pas, ce qui veut dire que la formation doit commencer si tôt dans certaines régions que les informations peuvent être oubliées lorsque le jour du vote arrive. D'un autre côté, les budgets et les ressources aux fins de formation professionnelle ne suffisent peut-être pas à l'embauche du nombre d'équipes itinérantes nécessaires pour former tout le personnel en peu de temps.

On peut atteindre un équilibre d'uniformité, de temps disponible et de professionnalisme en adoptant le modèle des équipes itinérantes pour former le personnel local principal et les administrateurs de la circonscription ; ensuite un modèle à la chaîne par lequel les administrateurs de circonscription forment les personnes chargées des bureaux de vote qui, ensuite, forment leurs préposés.

Modèle de formation simultanée

Sous ce modèle, tout le personnel est formé en même temps sur une période d'une ou plusieurs journées, dans tout le territoire où se déroule l'élection. Le tableau suivant indique les avantages et désavantages principaux de ce modèle.

MODÈLE DE FORMATION SIMULTANÉE AVANTAGES - DÉSAVANTAGES

- Il met la formation en évidence, ce qui peut stimuler le recrutement, l'implication de la communauté dans l'élection et l'intérêt à l'apprentissage

- Il requiert un grand nombre de formateurs simultanément

- La formation se fait sur une courte période

- Il y a peu de chance pour évaluer ou modifier les séances de formation

- Il peut en résulter une capacité en formation à long terme, si les formateurs sont formés spécifiquement pour cet événement plutôt que d'utiliser des formateurs professionnels qui sont embauchés uniquement pour l'événement

- Étant donné que tous les formateurs professionnels sont impliqués, il reste peu de capacité pour surveiller la qualité des présentations de formation

- Son efficacité dépend des plans de logistiques compliqués

- Il exige une organisation centrale considérable sur le plan de la logistique et de l'organisation

- Il peut exiger plus d'équipes de formation pour compléter la formation en une seule journée

- Il peut exiger une plus grande quantité de matériel que les autres méthodes

- Il peut utiliser au maximum les formateurs professionnels pour former à temps tous ceux qui doivent être formés

Lorsque la formation pour l'élection est un événement national pour éduquer les électeurs en général ou pour stimuler l'intérêt dans une élection prochaine, le modèle de formation simultanée qui se tient en une seule journée à travers le pays peut donner de l'importance à l'éducation des électeurs. Pour que cet événement réussisse, il faut développer du matériel de publicité approprié. Ce modèle peut également être utile si l'élection est déclenchée à peu d'avis. Toutefois, il présente des désavantages sérieux et, à moins que des circonstances particulières forcent son adoption, les autres modèles offrent une solution plus efficace par rapport à ses coûts.